Zeiterfassung Excel Vorlage kostenlos – effizient dokumentieren

So gehen wir in Projekten vor – und so empfehlen wir es auch Ihnen: Öffnen Sie die Datei und starten Sie in der Tabelle „Zeiterfassung“. Tragen Sie Datum (TT.MM.JJJJ) und Zeiten im 24‑Stunden-Format ein, z. B. 08:30 bis 17:00. Die Spalte „Wochentag“ füllt sich automatisch. Pausen geben Sie in Minuten ein, die „Arbeitszeit“ wird errechnet. In der Spalte „Projekt“ wählen Sie bequem aus einer Dropdown-Liste; die passen Sie im Blatt „Projekte“ an Ihre Realität an. Eine kurze Notiz zur Aufgabe – fertig.

Wenn Sie eine Woche erfasst haben, wechseln Sie zur „Auswertung“. Dort sehen Sie summierte Stunden nach Projekt, Tag oder Status – inkl. Diagrammen für Präsentationen. Zum Monatsende speichern viele unserer Kundinnen und Kunden eine PDF-Version ab: Datei > Speichern unter > PDF. So haben Sie einen Nachweis für Lohnabrechnung, Kunden oder Revision.

Excel bleibt für viele die pragmatischste Lösung: vorhanden, vertraut, flexibel. Wir haben unsere Zeiterfassung Excel Vorlage kostenlos bereitgestellt, weil sie den Sweet Spot trifft zwischen Einfachheit und Professionalität. Wichtig sind drei Dinge: Erstens das deutsche Format – Datum in TT.MM.JJJJ, Zeiten im 24‑Stunden-Format. Excel rechnet Zeit intern in Tagen; deshalb haben wir die Berechnungen so ausgelegt, dass Ihre Arbeitsstunden korrekt summieren, inklusive Pausenabzug. Zweitens Struktur: Ein klarer Aufbau mit Datum, Wochentag, Projekt, Aufgabe, Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit, Überstunden, Status und Notizen. Keine Doppeleinträge, keine kryptischen Felder. Drittens Auswertung: Stunden müssen nicht nur gesammelt, sondern verständlich dargestellt werden. Unsere Vorlage bringt dafür ein eigenes Blatt „Auswertung“ mit – inklusive Diagrammen und Summen, die Sie in Meetings sofort verwenden können.

Excel ist zudem erweiterbar: Wer möchte, ergänzt Feiertage, Kundennummern oder Kostenträger. Wer lieber kompakt bleibt, nutzt die Vorlage einfach so – mobil auf dem Laptop, offline im Homeoffice, sicher im deutschen Unternehmensnetz. Für viele unserer Kunden ist genau das der Grund, nicht in ein schweres Zeiterfassungssystem zu wechseln.

Wir haben die Vorlage so gebaut, dass sie die Realität im deutschen Arbeitsalltag spiegelt. Pausen werden in Minuten erfasst und von der Arbeitszeit abgezogen, Überstunden separat ausgewiesen. Das ist nicht nur praktisch, sondern hilft, die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes im Blick zu behalten (z. B. 30 Minuten Pause bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, tägliche Höchstarbeitszeit). Unsere Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung, aber sie unterstützt Sie dabei, korrekt zu dokumentieren und Auffälligkeiten schnell zu erkennen.

Aus Erfahrung wissen wir: Transparenz entschärft Diskussionen. Ein sauberer Nachweis pro Tag mit „Beginn“, „Ende“, „Pause“ und „Aufgabe“ macht Abrechnungen, Freizeitausgleich und Projektkontrolle leichter. In der Praxis nutzen Teams die Spalte „Status“ (Erledigt, In Bearbeitung, Geplant), um offene Aufgaben und Engpässe zu markieren. In der Auswertung sehen Sie dann auf einen Blick, wo Überstunden entstehen. Tipp aus unserem Alltag: Legen Sie für längere Projekte klare Pausenrichtlinien fest und dokumentieren Sie sie im Blatt „Anleitung“. So haben alle das gleiche Verständnis – und die Liste bleibt konsistent.

Die Königsdisziplin ist nicht das Eintragen, sondern das Auswerten. Deshalb haben wir der „Auswertung“ viel Liebe geschenkt: Summen nach Projekt, Wochentag und Zeitraum sowie Diagramme für schnelle Statusrunden. Sie erkennen sofort: Welche Aufgaben fressen Zeit? Wo lohnen Templates oder Automatisierung? Und wie verteilen sich Stunden zwischen internen Themen wie „Schulung“ oder „Meeting“ und Kundenprojekten?

Praxis-Tipp aus unseren Implementierungen: Halten Sie die Projektliste im Blatt „Projekte“ schlank und eindeutig. „Projekt A – Entwicklung“ ist aussagekräftiger als „A“. Nutzen Sie die Spalte „Aufgabe“, um Arbeitspakete zu taggen (z. B. „Konzept“, „Testing“, „Abnahme“). Das erhöht die Qualität der Auswertung immens. Für Monatsabschlüsse erstellen viele Teams einen PDF-Report, fügen ihn zur Rechnungsakte oder Lohnunterlage hinzu und archivieren ihn. Wer seine Zahlen weiterdrehen möchte, kann die Tabelle als CSV exportieren und in Power BI oder eine Pivot-Mappe ziehen – die Struktur ist dafür bewusst klar gehalten.

Wir hören oft: „Tolles Tool – aber ist das DSGVO-konform?“ Kurz: Ja, denn unsere Zeiterfassung Excel Vorlage arbeitet offline, ohne Makros oder Cloud-Zwang. Sie behalten die volle Datenhoheit: Speicherort auf dem Firmenlaufwerk, Zugriff nur für Berechtigte. Für persönliche Daten (Name, ggf. Projektbezug) empfehlen wir, die Datei mit einem Passwort zu schützen (Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen) und klare Aufbewahrungsfristen festzulegen. In vielen Branchen werden Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre vorgehalten – prüfen Sie Ihre internen Vorgaben.

Im Team hat sich bewährt: pro Mitarbeitendem eine Datei, konsolidiert am Monatsende. So minimieren Sie Konflikte bei parallelen Bearbeitungen und bleiben revisionssicher. Für die Weitergabe an Dritte (z. B. Kunden) exportieren Sie nur die relevante Periode als PDF. Und falls Sie mit Google Drive oder SharePoint arbeiten: Achten Sie darauf, die Datei in der Desktop‑App von Excel zu öffnen – nur dort sind alle Formatierungen, Validierungen und Diagramme garantiert verfügbar. Das sorgt für weniger Reibung und mehr Verlässlichkeit im Alltag.