Kostenaufstellung Excel Vorlage – kostenlos herunterladen

Öffnen Sie die Datei und starten Sie im Blatt „Kategorien“: Passen Sie die Kategorien an Ihr Unternehmen an (z. B. Personal, Miete, IT, Marketing). Wechseln Sie dann zur „Kostenaufstellung“. Tragen Sie pro Zeile das Datum (TT.MM.JJJJ), die Kategorie (Dropdown), eine kurze Beschreibung und die Kostenstelle ein. Im Feld „Betrag (€)“ kommt der Nettobetrag rein, daneben wählen Sie den MwSt.-Satz (z. B. 19 oder 7). Der Bruttobetrag wird automatisch berechnet. Beim „Status“ markieren Sie, ob die Position offen, bezahlt oder gebucht ist. Gehen Sie abschließend in die „Monatliche Übersicht“ – dort sehen Sie Ihre Summen und Diagramme nach Monaten und Kategorien. Tipp aus unserem Alltag: Tragen Sie Kosten direkt beim Beleg ein und exportieren Sie bei Bedarf als PDF für Meetings oder den Steuerberater.

Wir haben diese kostenlose Kostenaufstellung Excel Vorlage gebaut, weil wir aus Projekten wissen: Sobald mehrere Personen Zahlen erfassen, schleichen sich Fehler ein. Unterschiedliche Schreibweisen bei Kategorien, freie Texte in der Kostenstelle, falsch gesetzte Dezimalzeichen – und am Ende sind Auswertungen unzuverlässig. Unsere Lösung: eine klar strukturierte Tabelle mit geprüften Eingaben. Kategorien, Status und MwSt.-Sätze werden per Dropdown ausgewählt, damit jede Zeile vergleichbar bleibt. Das ist die Grundlage für saubere Auswertungen.

Gerade in deutschen Unternehmen sind Kostenstellen entscheidend. Deshalb ist die Spalte prominent und filterbar – ideal, um ein Projekt, eine Abteilung oder eine Filiale getrennt zu betrachten. Das Datumsformat ist konsequent TT.MM.JJJJ gesetzt, Beträge erscheinen automatisch im Euro-Format, und die Bruttosumme ergibt sich aus Nettobetrag plus MwSt.-Satz. Klingt selbstverständlich, macht in der Praxis aber jeden Tag den Unterschied.

Im Arbeitsblatt „Monatliche Übersicht“ verdichten wir alles zu anschaulichen Diagrammen. So sehen Sie in einer Minute, welche Kategorie Monat für Monat wächst, und wo Sparpotenzial liegt. Keine Pivot-Kenntnisse nötig – einfach eintragen, den Rest erledigt die Vorlage.

Die häufigste Frage in der Kostenpraxis: Netto oder Brutto erfassen? Wir haben uns bewusst für eine Netto-Eingabe entschieden, weil sie für Auswertungen und steuerliche Einordnung meist sauberer ist. Der Bruttobetrag wird automatisch berechnet, basierend auf dem ausgewählten MwSt.-Satz (typisch 19 % oder 7 %). Damit lassen sich gemischte Kostenlisten zuverlässig vergleichen. Falls Sie ausschließlich brutto arbeiten, können Sie die Formel mit zwei Klicks anpassen – wir beschreiben das in der Anleitung.

Ein weiterer Klassiker sind Datums- und Währungsformate. Unsere Kostenaufstellung Excel Vorlage (kostenlos) setzt konsequent TT.MM.JJJJ sowie das deutsche Euro-Format #.##0,00 €. Das verhindert Missverständnisse, wenn Arbeitsplätze zwischen Deutsch/Englisch wechseln. Für Teams, die mit dem Steuerberater arbeiten: Markieren Sie „gebucht“, sobald ein Beleg in der Fibu ist. So vermeiden Sie Doppelzählungen und behalten Transparenz vom Beleg bis zur Buchung.

Und zum Thema DSGVO: Trennen Sie personenbezogene Infos (z. B. Klarnamen) von der Kostenliste. Nutzen Sie stattdessen Kürzel oder Kostenstellen. So bleibt die Datei datensparsam – ein Prinzip, das wir in der Vorlage bewusst fördern.

Entscheidend ist nicht nur die Erfassung, sondern die Auswertung. Im Blatt „Monatliche Übersicht“ zeigen wir Summen je Monat und Kategorie – ergänzt um Balken- und Kreisdiagramme für Trends und Anteile. So erkennen Sie sofort, ob Marketingkosten plötzlich anziehen oder ob die IT-Ausgaben planmäßig sinken. Das hilft bei Budgetgesprächen, in Teamrunden oder bei der Vorbereitung aufs Quartal.

Das Feld „Status“ („offen“, „bezahlt“, „gebucht“) bringt Ruhe in den Prozess. Offene Posten sind schnell gefiltert, bezahlt ist dokumentiert, gebucht zeigt, dass die Position in der Finanzbuchhaltung angekommen ist. In vielen Teams hat sich ein kurzer wöchentlicher Check bewährt: Filter auf „offen“, offene Punkte klären, Status anpassen – zehn Minuten, großer Effekt.

Wer regelmäßige Reports braucht, exportiert die Übersicht einfach als PDF. Die Formatierung ist dafür vorbereitet. Für tiefergehende Analysen können Sie zusätzlich nach Kostenstellen filtern und die Diagramme auf einzelne Bereiche fokussieren. Alles ohne Makros – transparent und wartungsarm.

Unser wichtigster Tipp: Halten Sie die Kategorien schlank. 8–12 klare Kategorien sind besser als 30 feingliedrige. Mehr Details können Sie in der Beschreibung festhalten. Dadurch bleiben Diagramme lesbar und Entscheidungen schneller. Zweitens: Kostenstellen konsistent benennen. Kürzel wie „PRJ-2026-01“ oder „MKT-DE“ funktionieren gut im Alltag und sind filterfreundlich. Drittens: Legen Sie Verantwortlichkeiten fest – wer trägt ein, wer prüft, wer schließt ab? Die Spalte „Status“ unterstützt genau diesen Ablauf.

Technischer Feinschliff: Arbeiten Sie mit Drop-down-Listen statt Freitext, vermeiden Sie Leerzeilen, und schützen Sie Formeln. Unsere Vorlage bringt die Validierungen und Schutzoptionen bereits mit. Wenn Sie nach SKR03/SKR04 auswerten möchten, ergänzen Sie optional eine Spalte „Sachkonto“ und nutzen Sie dieselben Dropdown-Prinzipien. Für wiederkehrende Kosten (Miete, Software) lohnt es sich, eine Musterzeile zu duplizieren – spart Zeit und hält die Struktur stabil.

Und noch ein Praxisdetail: Setzen Sie einen Monats-Stichtag, an dem alle Belege eingepflegt sind. So bleibt die „Monatliche Übersicht“ wirklich aussagekräftig und Sie diskutieren in Meetings Zahlen, auf die man sich verlassen kann.