Kapazitätsplanung Excel Vorlage – kostenlos herunterladen

Öffnen Sie die Datei und starten Sie im Blatt „Anleitung“. Dort erklären wir kurz die Struktur. Wechseln Sie dann zu „Ressourcen“: Tragen Sie Ihre Mitarbeitenden, Abteilungen und die Verfügbarkeit in % ein (z. B. 80 % bei 32 Std./Woche). Tipp: Berücksichtigen Sie Urlaub, Teilzeit und geplante Abwesenheiten gleich hier.

Im Blatt „Kapazitätsplanung“ erfassen Sie Projekte oder Aufgaben: Name, Priorität, zuständige Person, Abteilung, Start- und Enddatum (TT.MM.JJJJ), benötigte Stunden. Die Vorlage berechnet Dauer (Tage), Auslastung und Fortschritt% automatisch; Bedingte Formatierungen zeigen Überlast und Verzögerungen an.

In „Auslastungsübersicht“ sehen Sie Balken-, Linien- und Kreisdiagramme zur Verteilung Ihrer Kapazitäten. Erkennen Sie Peaks frühzeitig und entscheiden Sie: umpriorisieren, umverteilen oder verschieben. So arbeiten wir intern – und so bleibt Ihr Team stabil lieferfähig.

Wir haben diese Kapazitätsplanung Excel Vorlage kostenlos bereitgestellt, weil viele Teams in Excel planen – nur ohne System. Genau dort setzen wir an. Im Blatt „Kapazitätsplanung“ führen wir alle relevanten Spalten zusammen, die sich in der Praxis bewährt haben: Projekt/Aufgabe, Priorität, Mitarbeiter, Abteilung, Start, Ende, Dauer (Tage), Benötigte Std., Zugewiesene Std., Fortschritt %, Verfügbarkeit %, Auslastung % und Status. Diese Felder bilden den realen Alltag ab – von der Grobplanung bis zur detaillierten Stundenallokation.

Weshalb gerade diese Struktur? Weil sie Planungsfehler verhindert. Wenn Start und Ende stehen, ist die Dauer logisch – und die benötigten Stunden lassen sich gegen die tatsächliche Verfügbarkeit prüfen. Prozentwerte machen die Kommunikation einfach: 95 % Auslastung heißt, es gibt kaum Puffer; 120 % zeigt Überlast. Unsere Bedingten Formatierungen markieren genau diese Schwellenwerte. Dazu kommen Datenbalken für den Fortschritt und Farbskalen für die Auslastung – so springt das Wichtige ins Auge.

Ein weiterer Punkt, der oft unterschätzt wird: deutsche Standards. Wir arbeiten mit TT.MM.JJJJ, nutzen Komma als Dezimaltrennzeichen und gestalten die Vorlage so, dass sie in deutschen Unternehmen sofort funktioniert – ohne Umformatieren und ohne Makros. Das spart Zeit und vermeidet Missverständnisse, gerade wenn mehrere Teams gemeinsam planen.

Im Blatt „Ressourcen“ pflegen Sie die Basis: Mitarbeitende, Abteilungen, Wochenstunden bzw. Verfügbarkeit in %. Wir empfehlen, die Verfügbarkeit realistisch zu wählen – 85–90 % statt 100 %, denn Meetings, Abstimmungen und Puffer sind Teil des Arbeitstags. Wer Teilzeit arbeitet oder regelmäßig Kundentermine hat, wird hier sauber abgebildet. Aus dieser Ressourcensicht speist sich die „Kapazitätsplanung“ – die Vorlage rechnet alles konsistent zusammen.

Die „Auslastungsübersicht“ übersetzt Zahlen in Bilder. Balkendiagramme zeigen die Auslastung nach Person oder Abteilung, Liniendiagramme machen Trends pro Zeitraum sichtbar, und Kreisdiagramme verdeutlichen die Verteilung der Kapazitäten auf Projekte. Genau das brauchen Führungskräfte im Weekly: 5 Minuten Überblick, 10 Minuten Entscheidung. Wir haben die Visuals so gewählt, dass Engpässe früh erkennbar sind – etwa wiederkehrende Peaks zum Monatsende oder eine Person, die systematisch überbucht ist.

Technisch setzen wir auf robuste Excel-Bausteine: Bedingte Formatierung (Farbskalen, Datenbalken), klare Datentypen und validierte Eingaben für Felder wie Priorität oder Status. Alles makrofrei, damit die Datei in Office 2016, 2019 und Microsoft 365 unter Windows wie Mac reibungslos läuft. Und weil die Vorlage offline arbeitet, bleibt sie DSGVO-freundlich – sensible Personaldaten verlassen Ihr Haus nicht.

Unsere Kapazitätsplanung Excel Vorlage ist kostenlos – und trotzdem darauf ausgelegt, mit Ihnen zu wachsen. Beginnen Sie mit einem Team, erweitern Sie später auf mehrere Abteilungen: Fügen Sie einfach Ressourcen hinzu, kopieren Sie Projektzeilen, und nutzen Sie die Auslastungsübersicht, um bereichsübergreifend zu steuern. Bei größerer Datenmenge empfehlen wir, die Eingabetabellen sauber zu benennen und Bereiche als „Tabelle“ zu formatieren. So bleiben Filter, Sortierungen und Berechnungen stabil.

Für Teams, die tiefer einsteigen wollen, haben wir bewährte Erweiterungen: Feiertagskalender pro Bundesland berücksichtigen, eine Kapazitätsmatrix pro Woche (ISO 8601) ergänzen oder Pufferzeiten für Übergaben einplanen. Wer Excel mit Power Query nutzt, kann Einsatzdaten aus Zeiterfassungssystemen einlesen und den Fortschritt% automatisiert aktualisieren. Und falls Sie in SharePoint oder Teams arbeiten: Legen Sie die Datei zentral ab, nutzen Sie Versionierung und arbeiten Sie im Co-Authoring – die Vorlage ist dafür ausgelegt.

Wichtig: Wir bleiben bewusst makro- und add-in-frei. Das hält die Hürde niedrig und die IT entspannt. Gleichzeitig sind Formeln, Formate und Diagramme so gewählt, dass Sie die Vorlage ohne Bruch an Ihre Prozesse anpassen können.

Was hat sich in deutschen Unternehmen bewährt? Erstens: Planen Sie in Stunden, steuern Sie in Prozent. So lassen sich Soll/Ist sauber vergleichen, und Sie erkennen sofort, ob eine Person auf 70 % (Luft vorhanden) oder 110 % (Überlast) läuft. Zweitens: Arbeiten Sie mit realer Verfügbarkeit – die 100 %-Falle ist verbreitet. In der Praxis sind 80–90 % oft die Wahrheit, weil Meetings, Einarbeitung und interne Aufgaben Zeit kosten.

Drittens: Berücksichtigen Sie deutsche Feiertage pro Bundesland sowie Betriebsferien. Hinterlegen Sie diese im Ressourcenblatt oder in einer separaten Liste und ziehen Sie sie bei Ihren Planungen ab. Viertens: Nutzen Sie ISO 8601-Kalenderwochen, wenn Sie in Sprints oder Wochenanschnitten planen – das erleichtert Abstimmungen mit Controlling und Kunden. Fünftens: DSGVO. Pseudonymisieren Sie personenbezogene Daten bei Bedarf (z. B. nur Initialen), schützen Sie Blätter mit Passwort, und halten Sie sich an Aufbewahrungsfristen. Unsere Vorlage ist offline und makroarm – ein Vorteil für Datenschutz und IT-Sicherheit.

Zum Schluss ein Praxis-Tipp: Arbeiten Sie mit klaren Prioritäten und Review-Zyklen. Ein 15-minütiges Weekly mit der „Auslastungsübersicht“ verhindert Überlastungs-Spiralen. Engpass gefunden? Entweder Priorität neu setzen, Aufgaben verschieben oder zusätzliche Kapazität buchen – aber immer sichtbar und mit Daten begründbar.