Einnahmen-Ausgaben Excel Vorlage – kostenlos herunterladen

Nach dem Download öffnen Sie die Datei und starten im Blatt „Einnahmen-Ausgaben“. Oben sehen Sie Monat und Erstellungsdatum. Passen Sie zuerst im Blatt „Kategorien“ Ihre Einnahmen- und Ausgabenarten an – typische Beispiele sind Gehalt, Honorar, Miete, Software, Fahrtkosten. Zurück im Hauptblatt tragen Sie pro Vorgang eine Zeile ein: Datum im Format TT.MM.JJJJ, Kategorie aus dem Dropdown, kurze Beschreibung, dann den Betrag entweder bei Einnahmen (€) oder Ausgaben (€). Die Spalte „Saldo (€)“ berechnet automatisch. Ergänzen Sie „Zahlungsart“ (z. B. Überweisung, Karte, Bar) und die Beleg-Nr., damit Sie Belege jederzeit wiederfinden. In der „Jahresübersicht“ sehen Sie summierte Monate und aussagekräftige Diagramme. Unser Tipp: Arbeiten Sie mit Filtern (Kategorie/Monat) und schließen Sie jeden Monat mit einem kurzen Abgleich gegen Konto/Kasse ab.

Wir haben die Vorlage so gebaut, wie wir selbst buchen würden: eine Zeile pro Vorgang, klar getrennte Spalten für Einnahmen und Ausgaben, dazu Datum (TT.MM.JJJJ), Kategorie, Beschreibung, Zahlungsart und Belegnummer. Dieses Grundgerüst verhindert die typischen Fehler – zum Beispiel negative Zahlen oder doppelte Vorzeichen. Beträge werden mit deutschem Dezimalkomma erfasst, die Formatierung ist bereits gesetzt. In der Praxis macht das einen großen Unterschied: Wenn Daten konsistent sind, stimmen Auswertungen ohne Nacharbeit.

Die Kategorien pflegen Sie im Blatt „Kategorien“. Dadurch greifen alle Dropdowns automatisch auf Ihre Liste zu – ideal, wenn Sie Begriffe aus Ihrem Alltag verwenden möchten (z. B. „USt 19%“, „Fahrtkosten DB“, „Material Einkauf“). Die Spalte „Saldo (€)“ rechnet jede Zeile als Differenz aus Einnahme minus Ausgabe; die Monats- und Jahresübersichten aggregieren für Sie. Farblich abgesetzte Überschriften, Filter und dezente Linien sorgen für Orientierung – auch wenn viele Zeilen zusammenkommen. Und weil alles in Excel bleibt, können Sie jederzeit erweitern: zusätzliche Spalten, eigene Pivot-Auswertungen oder Export für den Steuerberater.

Viele Nutzer fragen uns, ob die Vorlage für die EÜR taugt. Unsere Antwort: Sie ist ideal zur Vorbereitung der Einnahmenüberschussrechnung. Sie erfassen systematisch alle Geschäftsvorfälle mit Beleg-Nr. und Zahlungsart – die Basis für eine ordentliche Aufstellung. Für Umsatzsteuer-Themen empfehlen wir, Kategorien klar zu benennen (z. B. „Erlöse 19%“, „Erlöse steuerfrei“, „Vorsteuer 19%“, „Nicht abzugsfähig“). So können Sie per Filter oder Pivot die notwendigen Summen für USt-Voranmeldung oder Jahreserklärung bereitstellen. Wenn Sie möchten, spiegeln Sie Ihre Kontenlogik (z. B. SKR03 8400 Erlöse 19%) in den Kategorien – das erleichtert später die Übergabe an den Steuerberater.

Wichtig: Unsere Vorlage ersetzt keine Buchhaltungssoftware und ist kein steuerlicher Rat. Sie hilft, sauber vorzubereiten, die Liquidität im Blick zu behalten und Rückfragen zu vermeiden. Für Kassenfälle dokumentieren Sie Barzahlungen konsequent mit Belegnummer und tagesgenauem Datum. Ein monatlicher Abschluss – Abgleich gegen Kontoauszug und Kassenbestand – schafft Sicherheit und ist Best Practice in deutschen Betrieben, Vereinen und Praxen.

Wir werden oft auf Datenschutz angesprochen. Die gute Nachricht: Unsere einnahmen-ausgaben excel vorlage kostenlos arbeitet vollständig offline. Keine Cloud-Pflicht, keine Übertragung an Dritte – Sie entscheiden, wo die Datei gespeichert wird. Damit ist der Einsatz grundsätzlich DSGVO-freundlich, besonders wenn Sie personenbezogene Angaben minimieren (Datensparsamkeit). Tragen Sie in die Beschreibung nur ein, was wirklich nötig ist; Kundennamen können Sie z. B. durch Belegnummern oder Projektnummern ersetzen. So bleiben Sie pragmatisch und rechtssicher.

Für zusätzliche Sicherheit empfehlen wir ein Dateipasswort in Excel (Datei – Informationen – Arbeitsmappe schützen), ein durchdachtes Backup (lokal + verschlüsselt) und eine klare Ordnerstruktur nach Jahr/Monat. Arbeiten mehrere Personen mit, setzen Sie Lese-/Schreibrechte und führen Sie eine Änderungs-Logik ein (z. B. Monatsabschluss nur durch eine zuständige Person). Und noch ein Tipp aus der Praxis: Versionieren Sie die Datei mit Datumsstempel im Dateinamen, etwa „Einnahmen-Ausgaben_2026-01.xlsx“ – so können Sie jederzeit auf einen früheren Stand zurück.

Als Freelancer mit Projektgeschäft legen Sie in „Kategorien“ Ihre wichtigsten Erlösarten an (z. B. Beratung, Entwicklung, Lizenz) und ordnen Ausgaben wie Software-Abos, Reisen, Hardware zu. Nutzen Sie die Diagramme, um fixe vs. variable Kosten zu sehen – hilfreich für Preisgespräche und Budgetplanung. In Agenturen oder kleinen Teams funktionieren die Felder „Zahlungsart“ und „Beleg-Nr.“ wie ein Mini-Worklow: Rechnung geht ein, Beleg-Nr. vergeben, Zahlung verbucht, fertig.

Vereine wiederum profitieren von der Klarheit zwischen Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Projektkosten. Mit wenigen Kategorien entstehen saubere Jahresberichte für die Mitgliederversammlung. In Praxen und Handwerksbetrieben zeigt die Jahresübersicht saisonale Schwankungen – ideal, um Liquiditätspuffer zu planen. Und im Nebengewerbe behalten Sie private und geschäftliche Bewegungen getrennt, indem Sie konsequent nur betriebliche Belege erfassen und private Entnahmen/Einlagen als eigene Kategorien führen. Das nimmt Druck aus der Steuerzeit – und spart Rückfragen.

Unser wichtigster Rat: Halten Sie die Kategorien schlank. Zu viele Detailkategorien machen Auswertungen unübersichtlich und verlangsamen die Erfassung. Starten Sie mit 8–15 Kernkategorien und erweitern Sie nur, wenn es einen klaren Zweck gibt (z. B. separate Auswertung von Werbekosten). Führen Sie ein klares Belegnummernsystem, etwa JJJJ-MM-001, JJJJ-MM-002 – das spart Suchzeit. Buchen Sie kurze Sessions, dafür regelmäßig: jeden Freitag 15 Minuten statt einmal im Quartal 3 Stunden.

Wer Kontoauszüge nutzt, kann CSV-Daten in ein separates Blatt importieren und dann per SVERWEIS/XVERWEIS oder Power Query Zuordnungen vornehmen. Unsere Vorlage ist offen genug, um solche Schritte zu ergänzen, ohne die Kernlogik zu stören. Prüfen Sie am Monatsende: Summe Einnahmen – Summe Ausgaben = Veränderung der liquiden Mittel. Wenn das zum Konto passt, ist Ihr Monat „prüfbar“. Und last but not least: Arbeiten Sie mit Filtern. Ein Klick auf „Kategorie = Miete“ zeigt sofort die Entwicklung – perfekt für schnelle Entscheidungen.