Aufstellung Modernisierungskosten: kostenlose Excel-Vorlage

Starten Sie im Blatt „Anleitung“. Dort zeigen wir kurz, wie Sie Ihre Aufstellung aufsetzen. Wechseln Sie danach ins Blatt „Modernisierungskosten“: Tragen Sie oben die Objektinformationen ein – Bezeichnung, Adresse, Baujahr, Wohnfläche. So sind Ihre Auswertungen später eindeutig zuordenbar.

Erfassen Sie nun jede Maßnahme zeilenweise: Datum, Leistung/Handwerker, Beschreibung, Kategorie (per Dropdown aus dem Blatt „Kategorien“), Netto/Brutto, MwSt-Satz und optional Notizen wie Förderkennzeichen oder Gewährleistungsende. Falls Sie Kategorien anpassen möchten, öffnen Sie das Blatt „Kategorien“, ergänzen neue Gruppen oder präzisieren Unterteilungen (z. B. Fenster, Heizung, Dämmung, Planung).

Die Summen und Diagramme aktualisieren sich automatisch. So erkennen Sie Kosten-Treiber pro Gewerk oder Projektphase. Wenn alles passt, exportieren Sie die Aufstellung als PDF – perfekt für Eigentümerversammlung, Bankgespräch oder Steuerunterlagen. Unser Tipp: Belege mitlaufend nummerieren und in einem Ordner mit identischer Struktur ablegen. Das spart später Nerven.

Die Frage, was genau in die Aufstellung der Modernisierungskosten gehört, hören wir ständig. Aus Erfahrung hilft eine klare Trennung: Modernisierung erhöht Gebrauchswert oder Energieeffizienz (z. B. neue Fenster mit besserem U-Wert, Heizungstausch, Dämmung), Instandhaltung erhält den bisherigen Zustand (z. B. Reparatur einer defekten Pumpe). Diese Unterscheidung ist nicht nur für die interne Steuerung wichtig, sie hat direkte Folgen für Steuer und Miete. Während Erhaltungsaufwand in der Regel sofort abzugsfähig ist, kann Modernisierung – je nach Umfang – Herstellungsaufwand darstellen und wird dann über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Mietrechtlich ist bei vermieteten Wohnungen eine Umlage nach § 559 BGB möglich – derzeit als Prozentsatz der Modernisierungskosten, allerdings mit gesetzlichen Kappungen und Voraussetzungen. Prüfen Sie stets die aktuelle Rechtslage.

Unsere Excel-Vorlage unterstützt diese Trennung, ohne Sie zu zwingen: Über das Kategorienblatt definieren Sie, was in Ihrem Projekt als Modernisierung, Instandhaltung oder Planungskosten gilt. In der Praxis bewährt hat sich eine Dreiteilung: Maßnahmen (Fenster, Heizung, Dach), Nebenkosten (Gerüst, Entsorgung, Baustelleneinrichtung) und Planung (Architekt, Energieberatung). So bleiben Auswertungen transparent, und Sie können bei Rückfragen – von der Hausgemeinschaft bis zur Steuerprüfung – belastbar argumentieren.

Eine Aufstellung der Modernisierungskosten ist mehr als eine Liste. Sie ist Ihr Steuerungsinstrument. Wir empfehlen, schon vor dem Start ein Soll-Budget pro Gewerk zu hinterlegen und Angebote als Referenz zu notieren. Während der Umsetzung erfassen Sie jede Rechnung mit Datum, Leistungszeitraum und Kategorie. Nutzen Sie die Notizspalte für Fördercodes (z. B. BEG), Energieberater-IDs oder Auszahlungsstände. So sehen Sie jederzeit, welche Kosten förderfähig sind und wo Sie noch Unterlagen brauchen.

Wichtig sind die „verborgenen“ Kosten: Baustelleneinrichtung, Prüfstatik, Entsorgung, Schutzmaßnahmen, Messungen, Dokumentation, Baubegleitung. Wir haben das Template so aufgebaut, dass Sie diese Positionen sauber erfassen und per Diagramm prüfen können, wie stark sie ins Gewicht fallen. Für Bankgespräche oder WEG-Beschlüsse exportieren Sie die Auswertung als PDF – mit Objektkopf, Datum im deutschen Format und übersichtlicher Kostenstruktur. Unser Tipp: Legen Sie pro Maßnahme eine Belegnummer an und speichern Sie Rechnungen mit dem gleichen Präfix ab. Das macht Nachweise revisionssicher und GoBD-freundlicher – gerade wenn Ihr Steuerberater später einsteigen soll.

Vermieter nutzen die Vorlage, um Modernisierungsmaßnahmen wohnungs- oder hausbezogen zu dokumentieren. Die Kategorisierung liefert die Grundlage, um die umlegbaren Kosten von nicht umlegbaren zu trennen und die Argumentation – etwa für Mieterhöhungen nach Modernisierung – sauber aufzubauen. Hausverwaltungen schätzen die einheitliche Struktur für Eigentümerversammlungen: Ein Export zeigt Objekt, Maßnahmenpaket, Summen und Verteilung pro Gewerk klar erkennbar.

In WEG-Projekten helfen eigene Kategorien wie „Gemeinschaftseigentum“ versus „Sondereigentum“, um die Kostenzuordnung transparent zu halten. Unternehmen wiederum koppeln das Template oft an ihre internen Freigabeprozesse: Angebot – Beauftragung – Rechnung – Abnahme. Unsere Diagramme machen Fortschritt und Budgetabweichungen sichtbar, ohne dass komplexe BI-Tools nötig sind. Und falls Sie mit externen Partnern arbeiten: Die Datei ist offline, ohne Makros, funktioniert auf Windows und Mac – sensibel, wenn noch keine zentrale Systemlösung vorhanden ist.

Was hat sich in Projekten bewährt? Erstens: Einheitliche Datums- und Betragsformate. Wir setzen bewusst auf TT.MM.JJJJ und klare Netto/Brutto-Felder, damit Auswertungen stimmen – auch wenn mehrere Personen erfassen. Zweitens: MwSt-Sätze immer mitführen, weil Handwerkerrechnungen je nach Leistung variieren können und Vorsteuerabzug nur mit sauberer Dokumentation funktioniert. Drittens: Kategorien konsequent nutzen. Je klarer Sie differenzieren (z. B. Heizung – Material/Einbau getrennt), desto besser sind spätere Analysen zu Einsparpotenzialen.

Unsere bedingte Formatierung hilft, Ausreißer zu entdecken – zum Beispiel ungewöhnlich hohe Positionen in einem Gewerk. Nutzen Sie die Notizspalte für Gewährleistungsfristen und Abnahme-Daten. Und ein organisatorischer Tipp: Halten Sie eine simple Beleglogik ein (Jahr_Objekt_LfdNr), verlinken Sie – sofern gewünscht – den Dateiort im Notizfeld und speichern Sie die Auswertung regelmäßig als PDF-Snapshot. So bleiben Sie auskunftsfähig gegenüber Förderstellen, Banken oder der Eigentümergemeinschaft. Keine Rechtsberatung – aber die Erfahrung zeigt: Saubere Daten sind die halbe Miete.