Trinkgeldabrechnung Excel Vorlage: fair verteilt, sauber dokumentiert

Erfassen Sie auf Trinkgeldabrechnung in A23:C30 bis zu acht Einnahmen mit Datum, Quelle und Betrag. Verwenden Sie echte Excel-Datumswerte und nicht negative Geldbeträge mit höchstens zwei Nachkommastellen. Eine Quelle kann beispielsweise eine Bargeldabrechnung oder eine nachvollziehbare Kartengutschrift sein. Vermeiden Sie, denselben Betrag unter beiden Quellen einzutragen.

C31 summiert die gültigen Einnahmen. E21 übernimmt diesen Pool, sobald die Gesamtprüfung in N2 OK meldet. Im vorbereiteten Beispiel ergeben die Einnahmen 1.500 Euro. Ein zweiter manuell eingegebener Pool würde die Verbindung zwischen Belegen und Verteilung aufbrechen; lassen Sie die Formel deshalb stehen.

KW, Jahr und Datum oberhalb der Tabelle sind Beschriftungen. Sie filtern die Einnahmen nicht. Prüfen Sie selbst, dass jede Zeile zum vereinbarten Zeitraum gehört, und bewahren Sie eine abgeschlossene Abrechnung vor dem nächsten Durchlauf als eigene Datei auf.

Die Personen stehen in den Zeilen 7–16. Namen müssen eindeutig sein, damit Ansprüche nicht verwechselt werden. Arbeitstage sind eine ergänzende Angabe zwischen null und sieben; sie verändern die Verteilung nicht. Maßgeblich sind die nicht negativen Stunden in C. Das Stundengewicht in D übernimmt diesen Wert.

E teilt die Stunden einer Person durch die gesamten gültigen Stunden. F multipliziert den Anteil mit dem Pool und verteilt auf Cent. Die Arbeitsmappe verwendet dafür die Differenz kumulierter, gerundeter Ansprüche. So addieren sich die Einzelbeträge genau zum Pool, auch wenn eine einfache Rundung jeder Einzelquote einen Cent Unterschied erzeugen würde.

Bei 100 Euro Pool und zwei Personen mit zwei beziehungsweise einer Stunde ergeben sich 66,67 Euro und 33,33 Euro. Die Summe ist genau 100 Euro. Bei einem Cent und drei gleichen Stunden erhält in der vorbereiteten Reihenfolge die zweite Person diesen Cent. Die Reihenfolge kann also die Zuordnung eines Rundungsrests beeinflussen.

Ein positiver Pool ohne Stunden lässt keine sinnvolle Verteilung zu und wird gesperrt. Prüfen Sie M für die einzelnen Eingaben und N2 für die Gesamtprüfung. Wenn eine Personenzeile unbenutzt ist, leeren Sie auch ihre Stunden- und Zahlungsfelder. Ein Betrag ohne zugehörigen Namen ist ein Fehler.

G enthält den bereits erhaltenen Betrag einer Person aus der aktuellen Abrechnung. Tragen Sie auch bei noch nicht erfolgter Auszahlung eine numerische null ein. H berechnet den verbleibenden Anspruch, N eine mögliche Überzahlung. Beide Ergebnisse werden auf Cent dargestellt; negative Restzahlungen werden nicht als offener Anspruch ausgegeben.

Die Statusspalte L wird berechnet. Überschreiben Sie sie nicht mit einer selbst gewählten Bezeichnung, sondern aktualisieren Sie den tatsächlich erhaltenen Betrag in G. Eine Person ohne berechneten Anteil erhält den Status Kein Anteil, sofern keine Überzahlung vorliegt.

Die Summenzeile führt verbleibende Ansprüche und Überzahlungen getrennt auf. Hat Person A 3,33 Euro zu viel erhalten, wird dadurch der Anspruch von Person B nicht kleiner. Klären Sie den Ausgleich separat. Unterschrift, Datum und Notiz unterstützen die Dokumentation; die Datei erzeugt weder eine elektronische Signatur noch einen Bankauftrag.

Monatsübersicht enthält in den Zeilen 6–8 manuelle historische Beispiele. Ersetzen Sie diese durch passende abgeschlossene Werte oder entfernen Sie die Beispiele. Zeile 9 ist dagegen live mit der aktuellen Abrechnung verknüpft: Pool, Anzahl der Personen mit positiven Stunden, erhaltene Beträge, Restzahlungen und Überzahlungen ändern sich mit dem Hauptblatt.

Diese Live-Zeile ist kein dauerhaft gespeicherter Wochenabschluss. Wenn Sie im Hauptblatt neue Einnahmen eingeben, zeigt sie den neuen Stand. Archivieren Sie daher die abgeschlossene Datei, bevor Sie die nächste Woche beginnen. Die Monatsbeschriftung ordnet keine Einnahmen automatisch einer Kalenderwoche zu.

Ein Durchschnitt je beteiligter Person ist nur eine Kennzahl aus Pool und Personenanzahl. Die individuelle Auszahlung richtet sich weiterhin nach den Stunden. Bei unterschiedlichen Arbeitszeiten wäre eine Auszahlung nach diesem Durchschnitt ein anderer Verteilungsschlüssel.

Legen Sie im Team vorab fest, welche Einnahmen zum Pool gehören, welche Stunden berücksichtigt werden und wie Rundungsreste behandelt werden. Diese Datei bildet einen Stundenanteil ab. Sie entscheidet nicht, ob dieser Schlüssel zu Ihren Vereinbarungen passt oder für eine konkrete Situation rechtlich anzuwenden ist.

Die steuerliche Behandlung ergibt sich nicht aus dem Tabellenformat. § 3 Nummer 51 EStG knüpft die Steuerbefreiung unter anderem an freiwillige Zuwendungen Dritter an Arbeitnehmer ohne Rechtsanspruch, zusätzlich zum geschuldeten Entgelt. Ob diese Voraussetzungen bei Ihren Einnahmen vorliegen, wird hier nicht geprüft. Quelle geprüft am 19. Oktober 2026.

Beschränken Sie Personendaten auf das für Ihre Abrechnung Erforderliche und regeln Sie Zugriff und Aufbewahrung in Ihrer Organisation. Die Vorlage führt keine automatische Datenschutzprüfung durch. Für mehr als zehn Personen oder acht Einnahmen müssen Summen, Prüfbereiche und die Verteilungsformeln gemeinsam erweitert werden.