Stundenzettel Vorlage für Excel – kostenlos und praxiserprobt

Öffne die Datei und starte im Kopfbereich: Trage Mitarbeiter, Personalnummer, Abteilung sowie Monat/Jahr ein. Der Monat wird vorbereitet, alle Kalendertage stehen schon sauber in der Liste. Wochenenden sind visuell hervorgehoben – das schafft sofort Übersicht.

Nun die täglichen Zeiten: Starte mit Datum, Beginn, Ende, Pause. Unsere Vorlage rechnet die Tagesstunden automatisch und summiert die Woche sowie den Monat. Wenn du willst, wählst du per Dropdown die Art der Zeit (z. B. Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit) – so bleibt alles einheitlich und auswertbar.

Kleine Abweichung? Kein Problem. Du kannst Sollstunden anpassen, Notizen hinterlassen und bei Bedarf die Datei für die Lohnabrechnung als PDF exportieren. Die geschützten Zellen halten Formeln stabil, damit nichts versehentlich überschrieben wird.

Tipp aus der Praxis: Nutze das 24-Stunden-Format [h]:mm für Summenfelder – so werden auch lange Schichten korrekt dargestellt. Und vergiss nicht, den Monat nach Abschluss zu sperren oder als separate Datei zu archivieren.

In Deutschland ist die Zeiterfassung längst mehr als eine Formsache. Spätestens seit den Entscheidungen von EuGH und Bundesarbeitsgericht sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Dazu kommen branchenspezifische Aufbewahrungspflichten (z. B. nach MiLoG meist zwei Jahre für bestimmte Bereiche) und die Anforderungen der Lohnbuchhaltung. Wir haben unsere stundenzettel vorlage excel kostenlos so gebaut, dass sie diese Rahmenbedingungen im Alltag praktikabel abbildet: einfach, nachvollziehbar, revisionsfreundlich.

Excel ist dafür ideal: verfügbar, vertraut, flexibel. Aber nur, wenn Aufbau und Logik stimmen. Deshalb strukturieren wir den Monat automatisch, schützen Berechnungen und führen dich mit klaren Feldern durch den Tag. Wochenenden werden visuell markiert, die Summen laufen stabil – auch wenn mal viele Stunden zusammenkommen. Per Dropdown bleiben Kategorien einheitlich, was Auswertungen erleichtert.

Der größte Vorteil? Einheitlichkeit. Egal ob ein Azubi seine Zeiten erfasst oder die Projektleitung – alle arbeiten im selben Raster. Das spart Zeit, vermeidet Rückfragen und sorgt für saubere Übergaben an die Lohnabrechnung. Und falls ihr später auf ein Zeiterfassungssystem wechselt, ist der Export aus Excel unkompliziert möglich.

Überstunden sind sensibel – fachlich und rechtlich. Nach ArbZG sind in der Regel acht Stunden pro Tag zulässig, mit Ausnahmen bis zehn Stunden, wenn im Ausgleichszeitraum ein Mittel von acht Stunden eingehalten wird. Pausen sind klar geregelt: ab sechs Stunden mindestens 30 Minuten, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. Unsere Vorlage unterstützt dich dabei, diese Grundsätze sauber abzubilden: Start- und Endzeit eingeben, Pause separat erfassen – die Nettoarbeitszeit wird präzise berechnet.

Praktisch: In der Monatsübersicht erkennst du schnell, ob Tage ungewöhnlich lang waren. Eingebaute Validierungen helfen, Tippfehler zu vermeiden. Wochenenden werden hervorgehoben, damit du besondere Zuschläge oder Freizeitausgleich im Blick hast. Für Feiertage empfehlen wir – je nach Bundesland – eine einfache Feiertagsliste zu hinterlegen und die Tage entsprechend zu kennzeichnen. So bleibt die Datei bundeslandtauglich und transparent.

Noch ein Tipp aus unserer Erfahrung: Arbeitet mit klaren Regeln zur Rundung (z. B. auf 5 oder 15 Minuten) und dokumentiert diese in der Anleitung. So entstehen keine Diskussionen. Und wenn Überstunden angeordnet oder genehmigt werden müssen, nutzt die Notizspalte oder eine Zeile im Monatsabschluss für eine kurze Bestätigung.

Zeiterfassung enthält personenbezogene Daten – damit sind wir in der DSGVO-Welt. Unsere Vorlage unterstützt eine datensparsame Nutzung: Wir beschränken die Pflichtangaben auf das Nötigste (Mitarbeiter, Personalnummer, Abteilung, Monat), der Rest ist arbeitsbezogen. Du kannst die Datei lokal speichern, per Passwort schützen und nur freigegebene Bereiche beschreibbar lassen. Das minimiert Risiken und entspricht dem Prinzip „Privacy by Design“.

Best Practices, die wir empfehlen: Speichere die Datei auf einem geschützten Firmenlaufwerk oder in einer EU-Cloud mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Lege eine klare Lösch- und Aufbewahrungsregel fest (z. B. branchenüblich zwei Jahre nach MiLoG, wenn einschlägig; intern abgestimmt mit Datenschutz/HR). Verwende versionsbezogene Dateinamen wie „Stundenzettel_2026-01_Müller.xlsx“, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben. Wenn mehrere Personen Zugriff haben, arbeite mit schreibgeschützten Kopien oder einer zentralen Ablage mit Freigaben.

Auch wichtig: Das richtige Zahlen- und Datumsformat. Wir setzen auf deutsches Datumsformat (TT.MM.JJJJ) und Zeitformate, die Summen über 24 Stunden korrekt darstellen ([h]:mm). So bleibt die Darstellung konsistent – beim Drucken, Export als PDF und bei der Weitergabe an die Lohnbuchhaltung.

Im Handwerk zählt jede Stunde auf der Baustelle. Unsere stundenzettel vorlage excel kostenlos wird oft projektbezogen genutzt: Mitarbeiter tragen täglich Beginn, Ende, Pause und eine kurze Tätigkeitsbeschreibung ein. Am Freitag prüft der Vorarbeiter die Woche, unterschreibt digital oder nach dem Ausdruck – fertig für die Abrechnung. Durch die klare Wochen- und Monatsumme siehst du sofort, ob die kalkulierten Sollstunden passen.

In Agenturen steht Transparenz gegenüber Kunden im Fokus. Nutzt die Dropdowns, um Tätigkeiten zu standardisieren (z. B. Konzeption, Design, Entwicklung). So lassen sich Zeiten leichter reporten und mit Angeboten abgleichen. Das kleine Monatsdiagramm hilft, Arbeitsanteile sichtbar zu machen – ideal für Retros und Kapazitätsplanung.

Im Außendienst ist Mobilität entscheidend. Excel läuft auch auf Tablets; für unterwegs empfehlen wir, Tagesdaten direkt einzutragen und abends zu sichern. Reisezeiten können separat markiert werden. Ein wiederkehrender Tipp: Druckt euch eine kompakte Wochenansicht als Backup aus – falls unterwegs mal kein Gerät zur Hand ist. Am Monatsende exportiert ihr alles als PDF und schickt es an HR oder den Kunden. Einheitlich, sauber, schnell.