Reinigungsplan Excel Vorlage für Büro, Praxis & Co.

Öffnen Sie die Reinigungsplan Excel Vorlage und starten Sie oben im Kopfbereich: Titel prüfen, Erstelldatum passt automatisch. Tragen Sie in der Spalte „KW“ die Kalenderwoche ein (oder lassen Sie sie aus Ihrem Kalender übernehmen) und setzen Sie in „Datum“ das jeweilige Tages- oder Wochenstart-Datum im Format TT.MM.JJJJ. Wählen Sie in „Bereich“ den Ort (z. B. Büro, Küche) und in „Aufgabe“ die Tätigkeit. Über die Auswahllisten geht das schnell – eigene Einträge können Sie in der Stammliste ergänzen. Unter „Zuständig“ hinterlegen Sie Namen oder Initialen; wenn Datenschutz ein Thema ist, nutzen Sie Kürzel. Den Fortschritt steuern Sie über „Status“: Offen, In Bearbeitung, Erledigt. Schätzen oder messen Sie die „Dauer (Min)“ und halten Sie Besonderheiten in „Notizen“ fest. Nutzen Sie Filter, um offene Punkte je Bereich oder Mitarbeiter zu sehen, und drucken Sie den Plan für den Aushang in A4. In Teams/SharePoint geteilt, können mehrere Kolleginnen und Kollegen parallel arbeiten – ideal für wechselnde Schichten.

Wir haben unzählige Reinigungspläne gesehen: Whiteboards, lose Zettel, Apps mit Lizenz-Dschungel. Am Ende braucht es etwas, das jede*r sofort versteht – Excel. Unsere Reinigungsplan Excel Vorlage setzt genau dort an. Sie bildet die Realität ab: Kalenderwochen, deutsches Datumsformat, Verantwortlichkeiten, Status und Zeiten. Das klingt simpel, ist aber der Kern eines zuverlässigen Systems. Wer morgens reinkommt, soll auf einen Blick sehen: Was steht an? Wer ist dran? Was ist bereits erledigt?

Der zweite Punkt ist Nachweisbarkeit. Ob interner Audit, Hausordnung, Hygieneprüfung in Praxis oder Gastronomie: Mit der Vorlage dokumentieren Sie sauber, wer welche Aufgabe wann erledigt hat – inklusive Dauer und Notizen. Sie entscheiden, wie personenbezogen Sie arbeiten: volle Namen, Kürzel oder Teamrollen – DSGVO-freundlich, ohne externe Cloud-Zwänge.

Und drittens: Anpassbarkeit. Excel wächst mit. Fügen Sie neue Bereiche hinzu, erweitern Sie Aufgaben, passen Sie Farbcodes an. Kein Entwickler nötig. Genau deshalb setzen viele Teams unsere Vorlage als „Single Source of Truth“ ein – sie ist leicht zu pflegen, robust im Alltag und funktioniert offline wie im Microsoft 365-Umfeld.

Jeder Betrieb tickt anders. Unser Startpaket liefert typische Bereiche wie Büro, Küche, Besprechungsraum, Toiletten, Flur, Lager und Eingangshalle sowie gängige Aufgaben – vom Staubsaugen bis zum Auffüllen von Verbrauchsmaterial. Wenn Sie eigene Abläufe haben, erweitern Sie die Stammlisten: Tragen Sie weitere Bereiche ein und ergänzen Sie pro Bereich die passenden Tätigkeiten. Hinterlegen Sie im Zuständigkeitsfeld Mitarbeiter, Teams oder Dienstleister. Für sensible Umgebungen (z. B. Praxis, Labor) empfehlen wir Initialen oder Rollen statt vollständiger Namen – das ist praxiserprobt und DSGVO-schonend.

Die Statuswerte „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind bewusst schlank. So bleibt die Übersicht erhalten. Wollen Sie feiner steuern (z. B. „Kontrolliert“), erweitern Sie die Auswahlliste und, falls gewünscht, die farbliche Hervorhebung. Für die Kalenderwochen arbeiten viele Kunden mit Wochenblöcken: Eine Zeile pro Aufgabe und Woche funktioniert hervorragend für Teams mit wiederkehrenden Tätigkeiten.

Tipp aus der Praxis: Nutzen Sie Filter nach Bereich oder Mitarbeiter, um offene Aufgaben am Ende der Woche gezielt zu clustern. Mit der Spalte „Dauer (Min)“ erkennen Sie Engpässe und können die Reinigungsfrequenz realistisch planen – das vermeidet Überlastung und steigert die Qualität.

Im Büroalltag sorgt die Reinigungsplan Excel Vorlage für Ordnung in Gemeinschaftsflächen: Küche, Besprechungsräume, Sanitäranlagen – klar verteilt, rückverfolgbar erledigt. In Kanzleien oder Agenturen funktioniert das besonders gut in Kombination mit einem wöchentlichen Kurz-Check: Freitags fünf Minuten für den Abschluss, fertig.

In Praxen und Therapieräumen steht Hygiene an erster Stelle. Hier dient die Vorlage als Dokumentationsbasis: Flächenreinigung, Desinfektion von Kontaktpunkten, Spiegel und Sanitär – mit Datum, Zuständigkeit und Status. Sie behalten den Überblick, ohne personenbezogene Daten breitzutreten. Für Gastronomie-Betriebe ist die Kombination aus Aufgabenliste und Notizen hilfreich: Hinweise wie „HACCP-Check erledigt“ oder „Kühlschrank 2 abgetaut“ lassen sich sauber festhalten – die Vorlage ersetzt keine Fachdokumentation, schafft aber Verlässlichkeit im Tagesgeschäft.

In der Produktion unterstützen klare Zuständigkeiten und Zeitangaben die Planung in Schichten. Ob Flure, Sozialräume, Lager oder Maschinenumfelder: Mit KW, Datum und Dauer sehen Sie, wie viel Zeit in bestimmte Bereiche fließt und wo sich Reinigungsfenster besser legen lassen. Das Resultat ist messbar: weniger Leerlauf, sauberere Bereiche, zufriedenere Teams.

Wir haben bei der Entwicklung viel gelernt. Erstens: Sichtbarkeit motiviert. Hängen Sie den Plan gut sichtbar aus oder teilen Sie ihn in Teams/SharePoint. Menschen haken gern erledigte Aufgaben ab – der grüne Status wirkt tatsächlich als kleiner Dopamin-Kick. Zweitens: Halten Sie es schlank. Zu viele Statusstufen und Sonderfälle machen den Plan träge. Drei Stati reichen in 90 % der Fälle völlig aus.

Drittens: Regelmäßige Reviews. Fünf Minuten Wochenabschluss reichen, um offene Punkte zu klären und Aufgaben für die nächste KW sauber zu übergeben. Viertens: Standardisieren Sie Begriffe. Einheitliche Aufgabennamen („Boden wischen“ statt „Boden feucht säubern“) vermeiden Missverständnisse und erleichtern Auswertungen. Und fünftens: Datenschutz pragmatisch lösen – Initialen oder Teamrollen, keine sensiblen Zusatzinfos in den Notizen. Damit sind Sie DSGVO-freundlich unterwegs.

Bonus: Wer Auswertungen liebt, kann mit Excel-Bordmitteln nach Bereich oder Mitarbeiter summieren und Durchschnittsdauern bestimmen. So entdecken Sie Muster: Welche Aufgaben fressen Zeit? Wo lohnt es sich, Frequenzen zu ändern? Kleine Zahlen, große Wirkung im Alltag.