Kundenakquise Tracker Excel Vorlage kostenlos

Arbeiten Sie auf Leads-Tracker in den Zeilen 7–200. Die vorbereitete Nummer in A unterscheidet die Vorgänge. Geben Sie mindestens Unternehmen, einen verfügbaren Status, Priorität, verantwortliche Person, geschätzten Wert und Wahrscheinlichkeit an. Weitere Felder nehmen Kontaktperson, Branche, Quelle, Telefonnummer, E-Mail und Notizen auf.

Die Nummer allein aktiviert eine leere Zeile nicht. Sobald weitere Angaben eingetragen sind, prüft S die Vollständigkeit und zulässige Werte. Doppelte Nummern, fehlende Zuständigkeiten oder Text in einem Zahlenfeld erhalten Eingabe prüfen. Solche Vorgänge bleiben außerhalb der Dashboard-Kennzahlen, bis Sie die Eingabe korrigieren.

Gleiche Firmennamen sind bei verschiedenen Vorhaben möglich. Das ist etwas anderes als ein doppelter Datensatz. Die Vorlage gleicht Kontakte nicht automatisch ab und führt mehrere Einträge derselben Firma nicht zu einer Kundenakte zusammen.

Die sieben verfügbaren Statuswerte sind Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot erstellt, Verhandlung, Gewonnen und Verloren. Die ersten fünf gelten als offen. Gewonnen und Verloren schließen den Vorgang für die offene Pipeline aus, bleiben aber in der Anzahl gültiger Leads und in der Statusverteilung sichtbar.

Verwenden Sie L für den nächsten konkreten Schritt und M für den zugehörigen Folgetermin. Beispielsweise kann nach einem versendeten Angebot ein Gespräch zur Rückmeldung geplant sein. Der Status allein legt weder einen Termin an noch versendet er eine Nachricht. Aktualisieren Sie Zuständigkeit und Folgetermin nach jeder relevanten Rückmeldung.

Priorität bietet Hoch, Mittel und Niedrig. Sie beschreibt Ihre Arbeitsreihenfolge und ändert den rechnerischen Angebotswert nicht. Auch ein hoher Betrag oder eine hohe Wahrscheinlichkeit ersetzt keine dokumentierte nächste Aktion. Nutzen Sie das Blatt deshalb als gemeinsame Arbeitsliste mit klarer Pflegeverantwortung.

Ein ausgeblendeter oder gefilterter Datensatz bleibt Teil der Dashboard-Auswertung. Die Kennzahlen beziehen sich auf alle 194 vorbereiteten Zeilen. Wenn Sie ausschließlich eine Kampagne auswerten möchten, benötigen Sie eine entsprechend abgegrenzte Datei oder eine angepasste Auswertung.

O enthält Ihre Schätzung des möglichen Angebotswerts. P enthält eine manuell gesetzte Wahrscheinlichkeit als Zahl von 0 bis 100. Eine Eingabe von 50 bedeutet 50 Prozent. Eine Eingabe von 0,5 würde lediglich 0,5 Prozent bedeuten. Die Datei schätzt diese Wahrscheinlichkeit nicht selbst anhand von Kontaktdaten oder historischen Abschlüssen.

Q berechnet für einen gültigen offenen Lead O × P ÷ 100 und rundet auf Cent. Gewonnene und verlorene Vorgänge erhalten dort null. Das verhindert, dass bereits abgeschlossene Chancen weiterhin als offene Pipeline erscheinen. Ungültige Vorgänge erhalten keinen berechneten Wert.

Gewonnener Angebotswert im Dashboard summiert die geschätzten Werte der gewonnenen Vorgänge. Das ist weder gebuchter Umsatz noch ein Zahlungseingang. Ein Auftrag kann einen abweichenden endgültigen Preis haben oder noch nicht bezahlt sein. Für diese Informationen wäre eine getrennte Auftrags- beziehungsweise Zahlungsverwaltung nötig.

Der durchschnittliche offene Wert bezieht sich nur auf die gültigen offenen Leads. Die Erfolgsquote verwendet dagegen gewonnene Leads geteilt durch alle gültigen Leads, einschließlich offener und verlorener. Ein gewonnener Vorgang unter 25 gültigen Leads ergibt daher 4 Prozent; es ist keine Quote ausschließlich abgeschlossener Fälle.

Dashboard!B11 enthält den manuellen Stichtag, im Beispiel den 1. August 2026. Ändern Sie ihn auf den Tag, zu dem Sie Ihre Arbeitsliste beurteilen möchten. Die Datei aktualisiert diesen Wert nicht automatisch beim Öffnen. Das macht einen archivierten Stand später nachvollziehbar.

Ein Folgetermin ist überfällig, wenn der Lead gültig und offen ist und M vor dem Stichtag liegt. Ein Termin genau am Stichtag ist noch nicht überfällig. Gewonnene und verlorene Vorgänge werden ausgeschlossen. Ein leeres Datumsfeld zählt ebenfalls nicht als überfällig; es kann trotzdem organisatorisch einen fehlenden nächsten Schritt bedeuten.

Die farbliche Kennzeichnung im Tracker verwendet dieselbe Regel. Bei neun markierten Vorgängen zeigt die Dashboard-Zählung daher neun offene überfällige Folgetermine. Prüfen Sie daneben die Anzahl Eingaben prüfen: Ein fehlerhafter Vorgang wird nicht einfach als erledigte Arbeit behandelt, sondern aus den gültigen Kennzahlen herausgenommen.

Ersetzen Sie vor dem produktiven Einsatz alle Beispielunternehmen, Kontakte, Beträge und Termine. Speichern Sie nur die für Ihren Arbeitsablauf benötigten Kontaktinformationen und legen Sie fest, wer die Datei bearbeiten darf. Der Tracker prüft nicht, ob eine bestimmte Kontaktaufnahme zulässig ist, und führt keine automatische Datenschutzprüfung durch.

Es gibt keinen E-Mail-Versand, keine Kalenderintegration und keine automatische Wiedervorlage außerhalb der Datei. Prüfen Sie die Liste in Ihrem bestehenden Arbeitsablauf und halten Sie Rückmeldungen in den vorgesehenen Feldern fest. Eine neue Statusauswahl allein informiert keine andere Person.

Für mehr als 194 Leads müssen Formeln, Prüfbereiche, bedingte Formatierungen und Diagramme gemeinsam erweitert werden. Eine neue Zeile unterhalb von 200 geht nicht automatisch in die vorbereiteten Kennzahlen ein. Archivieren Sie einen vollständigen Datenstand, bevor Sie abgeschlossene Vorgänge entfernen oder größere Strukturänderungen vornehmen.