Kassenbuch Excel Vorlage für sichere Kassenführung

Starten Sie im Reiter „Kassenbuch“. Tragen Sie in der Kopfzeile Firmenname, Geschäftsjahr, Verantwortliche Person und den Anfangsbestand ein. Das ist Ihr Ausgangspunkt – alles Weitere baut darauf auf.

Wechseln Sie dann zu „Kategorien“ und legen Sie Ihre Kassenkategorien fest (z. B. Verkauf, Porto, Bürobedarf, Privatentnahme). Diese Liste steuert die Dropdowns im Kassenbuch – je klarer Ihr Plan, desto besser die Auswertung.

Im Tagesgeschäft erfassen Sie pro Beleg: Beleg-Nr. (fortlaufend), Datum im Format TT.MM.JJJJ, Buchungstext, Kategorie aus dem Dropdown, Einnahme oder Ausgabe (nur eine der beiden Spalten füllen), optional die MwSt. und bei Bedarf Notizen. Die Saldo-Spalte berechnet automatisch Ihren neuen Kassenbestand.

Für den Monatsabschluss filtern Sie nach Zeitraum, prüfen Kassensturz und Belege, und schauen im Reiter „Auswertung“ auf Summen und Diagramme. Tipp aus der Praxis: Drucken Sie Monat für Monat eine PDF ab und archivieren Sie sie mit Belegverweis – das spart Zeit in der Prüfung.

Die GoBD geben den Rahmen vor: nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar. Excel ist kein zertifiziertes Kassensystem, kann aber eine GoBD-orientierte Kassenführung unterstützen – wenn Sie sauber arbeiten. Was heißt das konkret? Belege fortlaufend nummerieren, zeitnah erfassen, keine Zeilen löschen. Korrekturen erfolgen stets durch Storno und Gegenbuchung, nicht durch Überschreiben. Dokumentieren Sie den Kassensturz und bewahren Sie Belege geordnet auf.

In unserer „Kassenbuch Excel Vorlage“ haben wir genau dafür die passenden Felder vorgesehen: Beleg-Nr., Datum (TT.MM.JJJJ), Text, Kategorie, Einnahme/Ausgabe, MwSt., Saldo und Notizen. Ergänzen Sie organisatorisch zwei Dinge: Aktivieren Sie Blattschutz für die Formeln und führen Sie eine einfache Versionshistorie (z. B. monatlich neue Datei mit Datumsstempel). So erhöhen Sie die Nachvollziehbarkeit und schützen vor versehentlicher Änderung.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie deutsche Formate (Komma als Dezimaltrennzeichen, Euro-Zeichen) und drucken Sie am Monatsende einen Kassenbericht als PDF. Legen Sie dazu die dazugehörigen Belege ab – entweder physisch mit Beleg-Nr. oder digital in einem Ordner mit passendem Dateinamen. Das ist kleine Routine, aber große Wirkung in der Betriebsprüfung.

Ein gutes Kassenbuch trennt, was getrennt gehört: Kategorien, Umsatzsteuer und Zahlungsart. Auf dem Register „Kategorien“ definieren Sie Ihren Kassen-Kontenplan – schlank, aber eindeutig. Typische Kategorien: Verkauf/Tageseinnahmen, Porto, Büromaterial, Bewirtung, Fahrtkosten, Privatentnahme/Privateinlage und Sonstiges. Wer nach SKR03/SKR04 arbeitet, lehnt die Kategorien an die relevanten Konten an – das erleichtert später die Übergabe an die Buchhaltung.

Zur MwSt.: Im Kassenbereich arbeiten viele mit Bruttobeträgen. Wichtig ist, die Fälle 0 %, 7 % und 19 % unterscheiden zu können. Unsere Vorlage bietet ein eigenes Feld „MwSt.“ – so erkennen Sie in der Auswertung, welche Buchungen steuerrelevant sind, und können bei Bedarf die Aufteilung Brutto/Netto extern nachvollziehen. Für Sonderfälle (z. B. durchlaufende Posten oder pauschalierte Bereiche) nutzen Sie klare Notizen und konsistente Kategorien.

Die „Auswertung“ liefert Ihnen Summen und Diagramme – ideal für Monats- und Jahresblick. Achten Sie darauf, Kategorien nicht zu oft umzubenennen; Konsistenz ist Gold wert. Und wenn sich Ihr Geschäft ändert, passen Sie die Kategorie-Liste strukturiert an, statt ad hoc neue Sammelbegriffe einzuführen. So bleibt die Kasse lesbar – für Sie und für jede Prüfung.

Ob offener Laden, Handwerk, Praxis, Verein oder Kiosk – die Anforderungen ähneln sich. Morgens Start mit Anfangsbestand, tagsüber Belege sammeln, abends Kassensturz und Eintrag im Kassenbuch. Unsere Vorlage unterstützt genau diesen Rhythmus: Beleg erfasst, Kategorie gewählt, Betrag eingetragen – der Saldo zeigt sofort, ob alles stimmig ist. Wenn der Ist-Bestand vom Soll-Saldo abweicht, kennzeichnen Sie die Differenz in den Notizen und klären sie zeitnah.

Typische Fälle aus der Praxis: Wechselgeld aufstocken (Privateinlage), Bargeld zur Bank bringen (Ausgabe mit Notiz „Einzahlung Bank“), kleine Bewirtung, Fahrkarte, Porto. Alles läuft über das Kassenbuch – sauber getrennt nach Einnahme/Ausgabe. Das berüchtigte Kassenminus lässt sich durch die automatische Saldenführung früh erkennen und vermeiden.

In der Prüfung hilft Ihnen eine klare Ablage: Pro Monat ein PDF-Kassenbericht, Belege nach Beleg-Nr. sortiert, digitale Scans mit Dateinamen „YYYY-MM-DD_BelegNr_Kurztext“. So finden Sie jeden Vorgang in Sekunden. Und wenn das Geschäft saisonal tickt, zeigt die Auswertung Kurven und Anteile – eine solide Basis für Entscheidungen, nicht nur für die Buchhaltung.

Wir haben aus vielen Projekten gelernt: Routine schlägt Aktionismus. Legen Sie feste Zeitfenster fest – z. B. täglich 10 Minuten für Erfassung und Kassensturz, monatlich 20 Minuten für den Abschluss. Arbeiten Sie mit klaren Verantwortlichkeiten: Eine Person pflegt das Kassenbuch, eine zweite schaut monatlich drüber. Vier-Augen-Prinzip senkt Fehlerquoten enorm.

Nutzen Sie den Blattschutz für Formeln und sperren Sie Steuerzellen, damit keine Summen „wegrutschen“. Halten Sie das Datumsformat konsequent TT.MM.JJJJ. Setzen Sie auf einfache Backups: lokale Datei, wöchentliche Kopie auf ein Netzlaufwerk oder in eine DSGVO-konforme Cloud (Serverstandort EU, Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen). Und dokumentieren Sie kurz Ihr Verfahren – eine „Verfahrensdokumentation light“ mit 1–2 Seiten reicht oft: Wer erfasst wann, wo liegen Belege, wie wird korrigiert (Storno statt Löschen), wie erfolgt das monatliche PDF.

Kleiner Hebel, große Wirkung: Kategorien nicht inflationär nutzen. Lieber 8–12 gut definierte Kategorien als 30 schwammige. So bleibt die Auswertung aussagekräftig – und Sie behalten die Kasse im Griff.