Kostenlose Excel-Vorlage: Angebotsvergleich Lieferanten

Öffnen Sie die Datei in Excel (ab 2016 oder Microsoft 365). Tragen Sie Ihre Artikel oder Leistungspositionen in die vorbereiteten Zeilen ein. Pro Lieferant gibt es eine eigene Spalte – so bleibt alles klar getrennt. Preise kommen netto mit Dezimalkomma hinein, Rabatte und Skonto als Prozent, Lieferkosten als Betrag. Lieferzeit, Zahlungsziel, Incoterms oder Servicelevel können Sie in die vorgesehenen Felder bzw. Dropdowns setzen. Während Sie tippen, markiert die Vorlage automatisch den günstigsten Preis oder die beste Ausprägung – das erspart das ständige Nachrechnen. Am Ende werfen Sie einen Blick auf die Zusammenfassung und die Diagramme. Wenn Sie möchten, fügen Sie kurze Notizen zu Annahmen hinzu (z. B. ob Fracht inklusive ist). Speichern, PDF-Export – fertig für die interne Entscheidung.

Ein professioneller Angebotsvergleich beginnt mit klaren Kriterien: Preis je Einheit, Rabatte, Skonto, Lieferzeit, Transportkosten, Zahlungsziel, Gewährleistung, Mindestbestellmenge und – je nach Branche – Servicelevel oder Zertifizierungen (z. B. ISO 9001). In der Praxis erleben wir, dass die meiste Zeit nicht beim Rechnen verloren geht, sondern beim Sammeln, Vereinheitlichen und Nachfragen. Deshalb haben wir unsere Vorlage so aufgebaut, dass alle Informationen an einem Ort landen – einheitlich formatiert und sofort vergleichbar.

Ein Tipp aus unserem Alltag: Trennen Sie sauber zwischen Nettopreis und Nebenkosten (Fracht, Verpackung, Zoll). Nur so sehen Sie den echten Gesamtpreis. Nutzen Sie außerdem eine Notizspalte für Annahmen, etwa „Lieferzeit ab Auftragsklarheit“ oder „Preis gültig bis 31.10.“. Solche Details entscheiden im Zweifel über mehrere Prozentpunkte.

Für internationale Angebote hilft es, die Währung festzulegen und – falls nötig – einen Wechselkurs in einer separaten Zelle zu pflegen. Bei Lieferbedingungen (Incoterms, z. B. EXW, FCA, DDP) empfehlen wir kurze Kürzel plus Erläuterung in der Notiz. In unserer Vorlage sind die Formate so gewählt, dass Sie diese Praxis ohne Umbau abbilden können. Ergebnis: Ein belastbarer Vergleich, der nicht nur Preise, sondern alle kaufmännisch relevanten Faktoren berücksichtigt.

Preis schlägt vieles – aber eben nicht alles. In Projekten mit Termindruck, Qualitätsrisiken oder Serviceanforderungen braucht es eine Bewertungsmatrix. Unsere Erfahrung: Eine einfache Gewichtung (z. B. Preis 60 %, Lieferzeit 25 %, Service 15 %) sorgt für Transparenz und verhindert endlose Diskussionen. In der Vorlage können Sie dazu eine Gewichtungsspalte ergänzen bzw. die vorbereiteten Felder nutzen und einen Gesamtscore berechnen. Wer Excel kennt, kann SUMMENPRODUKT einsetzen – das ist schnell gemacht und sorgt für ein nachvollziehbares Ergebnis.

Wichtig ist die Vergleichbarkeit: Hinterlegen Sie für qualitative Kriterien eine 1–5-Skala (z. B. 1 = ungenügend, 5 = sehr gut) und dokumentieren Sie die Bewertungslogik kurz in der Notizzeile. So bleibt die Entscheidung auditierbar – gerade wichtig, wenn mehrere Stakeholder (Einkauf, Technik, Qualität) involviert sind. Für Rabatte und Skonto empfehlen wir, die effektiven Preise nach Abzug zu berechnen und separat auszuweisen. Wer mag, ergänzt eine Spalte „Risiken“ (z. B. lange Vorlaufzeit, limitierte Kapazität) mit prozentualem Risikozuschlag. Das bildet die Realität oft besser ab als der reine Listenpreis.

Im Tagesgeschäft nutzen unsere Kunden die Vorlage für alles vom einfachen C-Teil bis zur projektkritischen Baugruppe. Ein Produktionsbetrieb vergleicht damit wöchentlich Standardkomponenten – Fokus auf Preis und Lieferzeit. Ein IT-Dienstleister erfasst Tagessätze, SLA-Reaktionszeiten und Reise-/Nebenkosten. Ein Handwerksbetrieb stellt Materialpreise, Fracht und Verfügbarkeit gegenüber und dokumentiert Skonto sauber für die Finanzbuchhaltung. Die Struktur der Tabelle unterstützt all diese Fälle ohne Umbau.

Auch für Ausschreibungen eignet sich die Datei – als Vorarbeit und zur internen Dokumentation. Wer nach UVgO/VgV arbeitet, kann die Ergebnisse aus Excel in die Vergabeakte übernehmen; die spezifischen vergaberechtlichen Vorgaben bleiben natürlich maßgeblich. Für internationale Beschaffung hat sich bewährt, Zoll und Transport separat zu führen und die Incoterms klar zu kennzeichnen. Und weil viele Teams hybrid arbeiten, lässt sich die Tabelle problemlos als PDF mit Management und Fachabteilungen teilen.

Unser Fazit aus Projekten: Eine saubere Erstfassung spart Runde zwei und drei im E-Mail-Pingpong. Mit der Vorlage erfassen Sie alle Eckdaten einmal, machen Annahmen sichtbar und kommen schneller zu einer Entscheidung, die breit getragen wird.

Was wir in Workshops immer wieder sehen: Kleine Formatfehler sorgen für große Verwirrung. Arbeiten Sie konsequent mit Dezimalkomma (1,25 statt 1.25) und deutschem Datumsformat (TT.MM.JJJJ). Unsere Vorlage ist dafür vorbereitet; sollten regionale Einstellungen im System abweichen, stellen Sie in Excel das Gebietsschema auf „Deutsch (Deutschland)“. Benennen Sie Einheiten in der Kopfzeile (€/Stk., €/h) – das verhindert Missverständnisse zwischen Technik und Einkauf.

Zur DSGVO: Für den Angebotsvergleich sind personenbezogene Daten nicht erforderlich. Tragen Sie höchstens generische Kontaktinfos (z. B. info@…) ein oder speichern Sie persönliche Kontaktdaten getrennt im Adressbuch. Halten Sie die Datei versionssicher (z. B. YYYY-MM-DD im Dateinamen) und exportieren Sie die finale Entscheidung als PDF für die Ablage. Wenn Sie Unterschiede zwischen Netto und Brutto dokumentieren müssen, nutzen Sie klare Spalten und vermerken Sie die angewendete Umsatzsteuer (z. B. 19 %). Das spart Rückfragen in Buchhaltung und Revision.

Noch ein Profi-Tipp: Schreiben Sie zu jeder Position eine kurze Annahme („inkl. Verpackung“, „Lieferzeit ab Abruf“) und setzen Sie ein Gültigkeitsdatum der Angebote. So wird aus einer simplen Tabelle eine belastbare Entscheidungsgrundlage.